Grupa,

Równoczesna praca w następujących sferach:

A. Struktura organizacyjna zespołu (czy sprzyja efektywności i budowaniu wysokiego morale zespołu? Jeśli nie , to co zmienić? Przede wszystkim chodzi tu o podział zadań i obowiązków, a także o procedury, rutynowe praktyki itp.).

B. Postawy (tu szczególnie chodzi o postawy samego menedżera wobec zespołu i jego poszczególnych członków, zmiana postaw innych jest zazwyczaj trudna i

często nieopłacalna).

C. Role (czy są jasno określone i ściśle precyzują zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób? Jeśli nie, to zmiany należy zacząć od siebie i najbardziej znaczących lub najbardziej konfliktowych członków zespołu, reszta być może przystosuje się bez dodatkowych interwencji).

D. Kultura organizacyjna zespołu (czy i na ile sprzyja wynikom? Jeśli nie to co i na ile

można spróbować zmienić? Jaka będzie cena tej zmiany?)

Zespoły pracownicze - teraźniejszość i przyszłość

Chciałabym przedstawić Państwu analizę rozwoju zespołów pracowniczych w Polsce. Analiza ta jest oparta zarówno na moim doświadczeniu i obserwacjach poczynionych w trakcie kilkuletniej praktyki konsultanta ds. kadr, jak i doświadczeniu własnym, bowiem Grupa TGC, z którą jestem aktualnie związana ma bardzo dobrze rozwiniętą zespołową organizację pracy. Ja natomiast miałam możliwość dokładnego poznania struktury działania zespołów z punktu widzenia różnych etapów mojego rozwoju zawodowego, zaczynając od najniższego stanowiska w hierarchii zespołu - asystenta starszych pracowników, poprzez samodzielnego specjalistę, kierownika małej sekcji, kierownika dużego działu aż po stanowisko dyrektora zarządzającego. Mam nadzieję, iż artykuł ten przekona Pastwa o zaletach tej formy organizacji pracy.

Dlaczego zespół?

Organizacja pracy w formie małych zespołów roboczych stworzonych dla realizacji określonych zadań przedsiębiorstwa nie ma u nas zbyt długiej historii. W ciągu ostatnich kilku lat nastąpiły w Polsce bardzo istotne zmiany we wszystkich dziedzinach życia: ekonomii, prawie, systemach produkcji i sprzedaży, a nawet w mentalności i sposobie życia Polaków. Istotne zmiany nastąpiły również w przedsiębiorstwach - zasadniczo wzrosło znaczenie takich spraw jak skuteczne zarządzanie, dobra organizacja pracy, efektywność, fachowe zarządzanie kadrami. Zmiany w sposobie organizacji pracy następowały na skutek zwiększania się konkurencyjności rynku i stałego dążenia do zwiększenia efektywności pracy i polepszenia jakości własnych produktów i usług, jak również wpływu zachodnich stylów zarządzania. Dostrzeżono, iż zespoły pracownicze znacznie zwiększają efektywność pracy i są bardzo przydatne w realizacji tych celów.

Badania wykazują bowiem, iż zespoły są aż czterokrotnie bardziej wydajne niż zwykłe grupy pracowników. Lecz to nie wszystko. Zespoły znacznie usprawniają rozwój zawodowy pracowników, pozwalając na przyjmowanie do nich pracowników bez doświadczenia, którzy szybko i płynnie czerpią wiedzę od doświadczonych kolegów. Kolejna ważna zaleta to podział pracy: obecnie przy wysokich kosztach zatrudnienia, firmy nie mogą sobie pozwolić na marnowanie czasu pracy, każdy pracownik ma taki zakres obowiązków, że wypełniają mu one co najmniej 8 godzin dziennie, pracownicy są przeładowani pracą, zaś zespół pozwala na sprawny podział pracy oraz alokacją zasobów w sytuacjach kryzysowych.

Wszystko to sprawiło, iż tworzenie zespołów pracowniczych stało się bardzo popularne w ostatnich latach i stanowią one obecnie podstawę organizacji pracy wielu polskich firm. Jaki więc sekret tkwi w zespołach pracowniczych, że robią one taką karierę?

Dlaczego zespoły pracownicze są bardziej efektywne?

- Lepiej i szybciej wykonujÄ… pracÄ™
- Usprawniają wewnętrzną komunikację
- Lepiej wykorzystują potencjał pracowników
- Są bardziej twórcze i lepiej rozwiązują problemy
- Wprowadzają lepsze standardy pracy i procedury wewnętrzne
- Pracownicy uczÄ… siÄ™ i wspierajÄ… nawzajem
- Wytwarzają lepsze produkty i świadczą wyższej jakości usługi

Kiedy grupa staje się zespołem?

Zespół to znacznie więcej niż grupa ludzi skazanych na wspólną pracę. Stworzenie zgranego i efektywnego zespołu jest procesem długotrwałym i wymaga dużego wysiłku, zarówno ze strony kierownika zespołu jak i jego członków.

Jak poznać, czy nasz dział jest już prawdziwym zespołem pracowniczym? Oto podstawowe różnice pomiędzy zespołem a zwykłą grupą ludzi pracujących razem.

 

Rola kierownika zespołu

Tak jak wspomniałam, zespół nie tworzy się automatycznie. W procesie budowania zespołu możemy wyróżnić dwa zasadnicze elementy: pierwszy to cel (jasny i wspólny dla wszystkich pracowników), drugi do skuteczny kierownik zespołu, którego osobowość, kwalifikacje i umiejętności menedżerskie mają ogromne znaczenie.

Rola kierownika zespołu:
- Musi czuć się i być częścią zespołu.
- Motywowanie pracowników własną postawą i przykładem.
- Zrozumiałe przekazywanie instrukcji wykonania zadań oraz informacji zwrotnych dla pracowników ("feed-back").
- Sprawianie, aby cele zespołu były utożsamiane z celami indywidualnymi.
- Dbanie o dobre warunki pracy oraz miłą atmosferę.
- Okazywanie pracownikom zainteresowania nie tylko ich pracą ale również problemami osobistymi.
- Sprawianie, aby cele zespołu były dla pracowników ważniejsze i bardziej atrakcyjne niż prywatne interesy.

Tak więc kierownik ma bardzo duży wpływ na strukturę i wytworzenie tzw. "ducha zespołu". Kierownik musi przede wszystkim dobrze znać umiejętności i potencjał indywidualnych pracowników, aby dokonać efektywnego przydziału zadań i kierować ich rozwojem. Oczywiście łatwiejsza jest sytuacja kierownika, który został awansowany wśród członków zespołu, natomiast dużo trudniejsze zadanie ma kierownik przychodzący z zewnątrz, który obejmuje przywództwo zgranej i zżytej ze sobą grupy. Czasami może upłynąć dość dużo czasu nim zespół przestanie w nim widzieć "outsidera" i pozwoli stać się jego częścią. Wydawałoby się, iż najbardziej komfortową sytuację ma kierownik, który sam tworzy zespół od podstaw, starannie dobierając sobie współpracowników. Jednakże częstym błędem popełnianym w procesie doboru pracowników, jest zatrudnianie przez kierownika pracowników o osobowości podobnej do niego samego lub większości członków zespołu. Natomiast badania wykazują, iż najbardziej kreatywne i produktywne są zespoły złożone z różnych osobowości - bowiem środowisko takie tworzy nowe pomysły i rozwiązania.

Kierownik zespołu powinien także dbać o zapewnienie osobistej satysfakcji członków zespołu z wykonanej pracy. Musi również wspierać tworzenie miłej atmosfery pracy, klimatu zaufania, rozwijania ambicji pracowników, tak aby traktowali oni pracę jako przyjemność i czerpali zadowolenie ze wspólnego przebywania i wykonywania zadań. Końcowym etapem jest ogromne osobiste zaangażowanie pracowników w sprawy firmy oraz przedkładanie interesu zespołu i firmy nad interes własny. Wszystko to składa się na tzw. "ducha zespołu", czyli team spirit.

Zadaniem kierownika jest również pomoc nowym pracownikom w integracji z zespołem. Nacisk na integrację musi być położony od pierwszego momentu, kiedy potencjalny członek zespołu przekracza próg biura jako kandydat to pracy, poprzez programy adaptacyjne dla nowych pracowników, techniki integracyjne i szkolenia wewnętrzne.

Z przytoczonych tu danych wynika, iż obecnie w dobie ostrej konkurencji rynkowej i dostosowywania się Polski do standardów produkcji i zarządzania innych krajów europejskich, proces ten obejmie również dalszy rozwój zespołowej organizacji pracy. Myślę, że w najbliższych latach zjawisko to będzie szybko postępowało i zespoły pracownicze staną się dominującą formą pracy i realizacji zadań.
 

Praca jest jednym z głównych czynników decydujących o zaspokajaniu potrzeb człowieka, zarówno materialnych jak i psychicznych. Chcąc zaspokoić swoje dążenia ludzie muszą funkcjonować w różnych zbiorowościach i grupach społecznych. Duże znaczenie pełni forma pracy zwana pracą zespołową.

W procesie kształtowania i rozwoju organizacji zawsze najważniejszym ogniwem był i do tej pory jest człowiek. Do niedawna pracowników postrzegano tylko jako jednostki. Obecnie bardzo ważna staje się umiejętność tworzenia zespołu i kierowania nim. Odgrywa ona ważną rolę w samorealizacji, kształtowaniu osobowości oraz stosunków między ludźmi, przyczyniając się do zróżnicowania pozycji pomiędzy poszczególnymi osobami w grupie. Różne sytuacje, w których znajduje się każda jednostka, np. spędzanie większości czasu z danymi osobami, sprzyjają tworzeniu się więzi społecznych między nimi. Konieczność podporządkowania się władzy w zespole, do którego się należy, wyrabia system wartości oraz określone role społeczne, czyli odpowiednie postępowanie zgodne z zasadami i obowiązkami.

Praca w zespole pozwala na efektywne wykonywanie zadań dzięki ich odpowiedniemu podziałowi. Jednostka odgrywa role tym lepiej i skuteczniej, im bardziej utożsamia się z grupą, tzn. akceptuje, uznaje za swoje wartości wszystkich członków. Tylko w takim układzie pracownicy mogą odczuwać wewnętrzną satysfakcję z przynależności do niej i osiągać zamierzone cele. Zespoły tworzone są na podstawie grup, które z kolei składają się z indywidualnych osób. Różnica między grupą a zespołem polega na tym, ze zespół jest zbiorem ludzi połączonych wspólnym celem.

Do wad możemy zaliczyć niezadowolenie z podziału odniesionego sukcesu, zarobków między członkami grupy. Osiągnięcie celu nie jest bowiem zasługą jednostki, ale wielu ludzi. Inną niedogodnością może być niedopasowanie, niezgranie zespołu, co prowadzi do częstych konfliktów. Zły wybór przewodnika pracy, niekonsekwentne wypełnianie obowiązków, nie przestrzeganie zasad obowiązujących w kontaktach międzyludzkich oraz reguł ustalonych przez grupę to kolejne powody, które obniżają wartość pracy zespołowej. Dodatkowo rywalizacja, która przekracza dopuszczalne normy utrudnia, a nawet uniemożliwia działanie.

W kontaktach członków grupy mogą wystąpić bariery komunikacyjne, powodowane przez hałas, stany emocjonalne, niezgodność gestów i słów. Objawiają się one niezrozumieniem treści przekazywanego komunikatu lub tym, że wspólna łączność pomiędzy nadawcą a odbiorcą nie zostaje nawiązana. Również próby manipulacji, przesyłania mylących informacji spotykają się z oporem i niechęcią odbiorcy.

Do kategorii negatywnych zachowań należy krytyka, np. przez przełożonych, innych członków zespołu. Powinna być ona stosowana z zachowaniem określonych zasad, przede wszystkim należy ją kierować do konkretnej osoby i tylko w cztery oczy. Konflikty to sytuacje, w których zaistniała sprzeczność interesów, a jej uczestnicy próbują narzucić swoją wolę sobie nawzajem. Takie zdarzenia należy jak najszybciej rozwiązać, aby nie dopuścić do ich rozwoju. Dobrymi metodami są tu negocjacje i kompromis. Bardzo ważne jest to, żeby zapewnić każdemu możliwość wypowiedzenia własnej opinii, zdania.

Zaletą pracy zespołowej jest nie tylko ułatwienie realizacji zadań poprzez ich podział i odciążenie jednostki, lecz także zwiększenie wydajności, wynikające z tego, że zintegrowana grupa jest bardziej efektywna w działaniu niż poszczególne osoby wchodzące w jej skład.

Powołując się na Hofstattera (1957), można stwierdzić, iż:

·         Zespół wie więcej. Wiedza poszczególnych członków zespołu sumuje się, szczególnie, jeśli chodzi o konkretne zdolności, umiejętności lub praktyczne doświadczenia. Dzięki temu grupa zdolna jest wypełnić luki, które uszły uwadze jednostki-nawet przy najbardziej sumiennej, subiektywnej refleksji. W przypadku zadań problemowych o wysokim stopniu złożoności zespól może znaleźć nowe możliwości postępowania, jeśli tylko nastąpiło rozszerzenie horyzontów wszystkich członków zespołu poprzez zsumowanie wiedzy każdego nich. Skoro grupa wie więcej, to i dla pojedynczej osoby powstaje szansa uczenia się od niej.

·         Zespół mobilizuje. Oddziaływanie dyskusji zespołowej wykracza poza pojedyncze opinie, albowiem wypowiedziane zdania układają się w ciągi myślowe, które stanowią nowe impulsy. Jednakże nie tylko w sferze myślenia grupa oddziałuje pobudzająco na swoich członków i otoczenie. Także dzięki procesom dynamiki grupowej trwały sposób może wzrastać jej dążenie do wywierania wpływu na innych, a tym samym rośnie poziom wydajności. Istniej wiele dowodów na stymulującą funkcje zespołu, manifestująca się nierzadko w opinii grupy jako całości, która jest bardziej wiarygodna od opinii pojedynczego pracownika.

·         Zespół łagodzi napięcia emocjonalne. Różnic poglądów nie da się praktycznie uniknąć w dyskusjach oddziałujących na sferę emocjonalną. Grupa łagodzi to napięcie poprzez potwierdzenie bądź sprzeciw. Tam, gdzie niemożliwa jest jednoznaczna ocena "słuszne-niesłuszne" albo "trafne-nietrafne", zespół musi się kierować zasadą kompromisu. Przy obciążeniu emocjonalnym poszczególnych swoich członków grupa może przez swój łagodzący wpływ przyczyniać się do odprężenia, a tym samym polepszenia wydajności jednostkowej.

Rozwój informatyki uświadomił możliwość pracy zespołowej za pomocą infrastruktury sieci informatycznej (praca zespołowa wspomagana komputerem). Pojęcie "groupware" na ogól oznacza wyspecjalizowane pomoce informatyczne, takie jak np. programy komputerowe, wykorzystywane przez grupy pracujące na zasadzie zespołowej. W koncepcji pracy zespołowej wspomaganej komputerem decydującą rolę odgrywa telekomunikacja. Telekomunikacja staje się punktem centralnym.

Dla zarządzania pracą zespołową zinformatyzowaną istotne znaczenie ma analiza sieci współdziałających. Każda sieć składa się z dwóch podstawowych elementów: węzłów i połączeń.

"Węzeł" jako element sieci ma bardzo różne znaczenie. Mogą nim być osoby, stanowiska pracy, urządzenia, nośniki informacji itp. Węzłami są więc wszelkie podmioty pozostające w relacji z innymi podmiotami. Jako połączenia mogą być traktowane wszelkie sensowne związki pomiędzy węzłami.

Dla sieci współdziałającej, te ogólnie sformułowane elementy ulegają konkretyzacji. Węzłami są jednostki wirtualne lub osoby uczestniczące w sieci z pewnym zaangażowaniem jako archiwiści, menedżerowie lub wykonawcy. Połączenia w sieci współdziałającej są relacjami, które mogą mieć charakter synchronizacji lub udziału. Synchronizacja może dotyczyć działania, czasu czy przestrzeni, a udział odnosi się np. do informacji czy wiedzy. Oprócz węzłów i relacji w sieci współdziałającej wyróżnia się jako składniki podstawowe: zaangażowanie i artykulację. Zaangażowanie charakteryzowane jest jakimś zadaniem, zbiorem zadań wzajemnie powiązanych, procesem prowadzącym do rezultatu końcowego, produktu sieci współdziałającej.

Artykulacja określa strukturę i złożoność zaangażowania. Struktura ta może dotyczyć czasu, przestrzeni, specjalizacji, kompetencji itp. Rodzaje współdziałania, a w konsekwencji rodzaje sieci współdziałających.

W literaturze przedmiotu wyróżnia się najczęściej trzy rodzaje współdziałania, a mianowicie:

·         koordynację,

·         współpracę,

·         współdecydowanie.

Odpowiednio mamy do czynienia z sieciami współdziałania koordynacyjnymi, współpracującymi, współdecydującymi oraz mieszanymi: koordynacyjno-współpracującymi i koordynacyjno-współdecydującymi.

Określenie rodzajów działalności w sieciach współdziałających - można przyjąć, że w sieciach współdziałających wspomaganych informatycznie występują trzy zasadnicze rodzaje działalności, a mianowicie: organizowanie, wykonawstwo i administrowanie.